MEASURING YOUR TEAM PERFORMANCE

(Setting Up a Performance Management System for a small company)

Namanya Rangga, tinggal di Sumatera, dan sedang memulai usahanya membuka perusahaan di bidang real estate (developer).
Semangatnya keras, passion tinggi, motivasi hebat.
Tapi hari itu dia menanyakan kepada saya tentang bagaimana membuat performance management system yang baik, di mana dia bisa mengukut kinerja karyawan-karyawannya.
Memang perusahaannya masih kecil, namanya juga baru mulai start-up.
Tetapi Ranagga ingin memulainya dengan benar.

Topik ini menarik untuk dibahas.
Memang sebaiknya perusahaan mempunyai dan menerapkan performance management system yang baik.
Albert Einstein pernah mengatakan,"What get measured get done"
Apa yang diukur itu akan dikerjakan!

Makanya kita harus rajin mengukur performance kita.
Tetapi sebelum kita mengukur, kita juga tahu apa yang harus kita ukur.
Jadi objective yang harus kita capai juga harus jelas.

Di situlah pentingnya menetapkan objective pada awalnya ....

Ini adalah beberapa langkah sederhana untuk memulai performance management system .

1. DEFINE THE COMPANY OBJECTIVE

Pikirkan, bayangkan dan diskusikan target yang ingin dicapai perusahaan untuk akhir tahun depan.
Tetapkan tiga hal yang paling penting, misalnya
- jumlah product yang berhasil di launch
- nilai total penjualan dalam satu tahun
- keuntungan bersih perusahaan
- angka kepuasan pelanggan
- jumlah product yang berhasil diproduksi
- jumlah kampanye marketing yang dilakukan
- ...etc
(pilih tiga di antara itu)

Ingat bahwa semua objective itu harus S.M.A.R.T
Specific (jelas cakupannnya)
Measureable (bisa diukur pencapaiannya dengab angka)
Achievable (bisa dicapai)
Realistic (realistik)
Timeline (dengan periode waktu yang jelas)

Jadi objective yang SMART itu akan berbunyi seperti ini:
- Mencapai jumlah penjualan senilai 5 milyard pada tahun 2017
- Mencapai angka kepuasan pelanggan rata rata senilai 90 (maximum 100) pada tahun 2017
- Merekrut 75 karyawan selama tahun 2017
- Menurunkan waktu pembayaran invoice dari 120 hari menjadi 90 hari pada tahun 2017
- Menurunkan biaya mainenance pabrik sebesar 10 percent pada akhir tahun 2017
... dst ... dst ...
Sebaiknya di sini anda fokus kepada 3 objective perusahaan yang paling penting yang harus dicapai bersama.

2. DEFINE INDIVIDUAL OBJECTIVE

Sekarang tentukan target yang dicapai oleh seorang  karyawan.
Mestinya itu adalah bagian dari kontribusinya ke perusahaan.
Misalnya untuk seorang sales
- jumlah penjualan yang dia hasilkan
- angka kepuasan pelanggan
- jumlah kampanye marketing yang dia lakukan

Tapi bagaimana dengan yang bukan orang sales?
Anda tetap harus menyatakan target yang harus dicapai itu dalam jumlah yang jelas:
- Merekrut 100 orang karyawan (HR)
- Membuat laporan keuangan bulanan (ready setiap tanggal 5 di bulan berikutnya): keuangan
- Menurunkan waktu pengiriman barang rata rata dari 7 hari menjadi 5 hari (Logistik)
dll dll
Semuanya harus  bisa diukur pakai angka, semuanya harus S.M.A.R.T.
Sebaiknya di sini anda juga harus fokus pada 3 objective yang palibg penting yang harus dicapai seorang karyawan.

3. DEFINE HOW THEY SHOULD ACHIEVE THEIR OBJECTIVE

Pada step ini kita tidak membicarakan tentang objective nya sendiri, tetapi kita membicarakan tentang perilaku yang dibutuhkan untuk mencapai objective itu.
Misalnya :
- Teamwork (bagaimana seseorang harus  bekerja sama di dalam timnya)
- Leadership (bagaimana seseorang harus memimpin timnya untuk mencapai objective bersama)
- Responsibility and Accountability (bagaimana seseorang harus bertanggung jawab penuh kepada pekerjaannya dan melakukan apa saja yang diperlukan untuk mencapai objectivenya)
- Customer Focus
(bagaimana seseorang harus berfokus pada customer pada saat mendesign, menjual dan melayani mereka)
...etc etc

Itu tadi hanya contoh, tapi anda sendiri harus menentukan 3-4 perilaku (behavior yang paling penting) untuk mencapai corporate objective.

4. RATE THEM FROM 1-4, and DEFINE THE CRITERIA for EACH PERFORMANCE

Nah, pada saat penilaian , mereka dinilai dengan skala dari 1 sampai 4.

Skala 1 adalah untuk karyawan yang TIDAK MENCAPAI targetnya

Skala 2 adalah untuk karyawan yang MENCAPAI SEMUA TARGETNYA

Skala 3 adalah untuk karyawan yang MELAMPAUI  targetnya

SKALA 4 adalah untuk karyawan yang EXCELLENT, melampaui semua targetnya dengan jauh dan juga menjadi role model bagi teman temannya baik untuk usaha yang dilakukan, hasil yang dicapai dan juga cara bekerja untuk mencapai targetnya.

Yang penting juga adalah bahwa di setiap skala (1, 2, 3 dan 4) kita sudah setuju di awal tahun, kriteria apa yang membuat seseorang mencapai nilai tersebut.

Contoh misalnya kalau jualan 5 milyar nilainya 2, 6 milyar nilainya 3 dan di atas 7 milyar nilainya 4.
Kurang dari 5 milyar nilainya 1.
Methode yang sama juga dilakukan bukan hanya untuk sales , tetapi juga untuk HR (misalnya jumlah orang yang direkrut), untuk finance (misalnya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan laporan bulanan), marketing (jumlah kampanye marketing yang dilakukan) ... dll.

5. MULTIPLY THE RESULT of each category to get the overall achievement

Nah, setelah semua kriteria dinilai, sekarang waktunya untuk menghitung hasil akhirnya.

Ingat bahwa kita punya tiga angka:
A : pencapaian bisnis perusahaan
B: pencapaian performance pribadi
C: perilaku yang diharapkan dari karyawan

Nah kategori kan  nilainya dari 1 sampai 4. Kalikan dengan 50 persen.
Jadi yang mencapai target (2) memang nilainya akan menjadi 100 persen, yang 3 akan 150 persen dan yang 4 nilainya menjadi 200 persen.

Sekarang kalikan A x B x C.
Berarti kalau misalnya nilainya 100 persen, 150 persen dan 100 persen berarti hasil akhirnya adalah 100 persen kali 150 persen kali 100 persen sama dengan 150 persen.
Kalau ingin menghubungkan ke bonus tahunan berarti kalau target  bonus tahunannya adalah dua  bulan gaji (misalnya), berarti karyawan yang bersangkutan akan menerima 150 persen berarti karyawan akan menerima 3 bulan gaji.

Voila!
Di atas tadi adalah step by step proses yang sederhana untuk Performance management system yang disederhanakan dan mungkin cocok untuk perusahaan berskala kecil dan menengah.

Jadi ingat ya, untuk mengukur performance tim anda, inilah beberapa tips yang bisa anda lakukan ....

1. DEFINE THE COMPANY OBJECTIVE
2. DEFINE INDIVIDUAL OBJECTIVE
3. DEFINE HOW THEY SHOULD ACHIEVE THEIR OBJECTIVE
4. RATE THEM FROM 1-4
5. MULTIPLY THE RESULT

Terakhir, saya tambahkan di sini, memang sedang terjadi perdebatan bahwa apakah performance management system masih diperlukan atau tidak? Bahkan terdengar kabar bahwa beberapa perusahaan besar mulai meninggalkan system mereka.

Saya berpendapat bahwa one way or another, you need to measure your team's performance.
Mau anda kasih nama performance management, performance evaluation, regular coaching atau apapun, ya silahkan saja, but you need to measure them.

Dan terakhir perlu dicamkan bahwa yang paling penting sebenarnya bukanlah systemnya itu sendiri, tetapi para leader yang akan menjalankannya dengan:
- menetapkan objective yang harus dicapai (SMART objectives)
- memotivasi anak buah untuk mencapai objective nya
- mengevaluasi secara regular (dan bukan hanya dua kali setahun)
- meng-coaching anak buahnya apabila menghadapi masalah untuk mencapai objective
- mengevaluasi dengan objective pada akhir tahun
- mengapresiasi dan me-reward anakbuahnya sesuai pencapaian objectivenya
- mengembangkan karier anak buahnya sesuai dengan potential dan performance mereka